- Bayaran
- Budget Virement
- Change Research Project Leader
- Enumerator
- Enumerator
- GRA
- GRA
- Kajian Lapangan
- Laporan Akhir
- Laporan Kemajuan
- Payment
- Pemantauan Geran Penyelidikan
- Penawaran Geran Penyelidikan
- Permohonan Geran
- Pertukaran Ketua Penyelidik
- Pindah Peruntukan
- RA
- RA
- Research Duration Extension
- Research Fieldwork
- Research Final Report
- Research Progress Report
- Research Proposal
- Tambah Masa
Bayaran elaun Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) tidak dikenakan potongan untuk caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP/EPF) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKSO/SOCSO)
Enumerator tidak boleh membuat tuntutan perjalanan dan yuran persidangan kerana perkhidmatan enumerator dibayar adalah upah honorarium sahaja di bawah vot 29000 perkhidmatan ikhtisas.
Enumerator tidak dibenarkan untuk membuat tuntutan perjalanan. Perkhidmatan enumerator adalah bayaran upah honorarium sahaja di bawah vot 29000 Perkhidmatan Ikhtisas.
GRA boleh mengemukakan permohonan tuntutan perjalanan sekiranya terdapat peruntukan item perjalanan GRA dalam bajet proposal penyelidikan yang diluluskan. Tuntutan perjalanan yang boleh dimohon adalah seperti berikut:
- Aktiviti kajian lapangan dalam negara
- Menghadiri dan membentangkan kertas kerja persidangan dalam negara
- Bengkel/Mesyuarat/Perbincangan dalam negara
- Menghadiri Kursus atau Latihan dalam negara
Permohonan adalah tertakluk kepada item dinyatakan dalam proposal diluluskan serta mempunyai baki vot 21000.
Permohonan tuntutan perjalanan hendaklah dibuat sebelum 10hb bulan berikutnya.
Permohonan yang dikemukakan selepas tiga (3) bulan daripada tarikh perjalanan tidak akan diluluskan.
Dokumen perlu dihantar kepada PPPI untuk proses tuntutan bayaran adalah seperti berikut:
- Borang Pengurusan Penyelidikan PPPI (ditandatangani oleh Ketua Penyelidik dan Dekan Fakulti)
- Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri
- Salinan Surat Kelulusan Kajian Lapangan/Surat Kelulusan Menghadiri Persidangan (di atas nama GRA sendiri)
Perbelanjaan perkhidmatan khas merangkumi kos menghadiri kursus/latihan/program sangkutan jangka pendek (sekali (1) sahaja sepanjang tempoh penyelidikan) untuk mempelajari teknik-teknik khusus yang berkaitan dengan projek penyelidikan di dalam negara.
Sekiranya kertas cadangan asal Ketua Penyelidik telah diluluskan item yuran kursus atau latihan untuk GRA dalam vot 29000, permohonan tuntutan yuran boleh dikemukakan kepada pihak PPPI. Dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut:
- Borang Pengurusan Penyelidikan PPPI (ditandatangani oleh Ketua Penyelidik dan Dekan Fakulti)
- Borang Bayaran Balik Tuntutan Wang Yang Didahulukan (ditandantani oleh GRA dan Dekan Fakulti)
- Surat Permohonan Menghadiri Kursus atau Latihan daripada Ketua Penyelidik
- Salinan resit bayaran asal daripada penganjur
- Salinan bukti bayaran EFT bank (sekiranya bayaran secara dalam talian)
Perbelanjaan selepas tarikh tamat geran penyelidikan adalah tidak dibenarkan. Semua perbelanjaan mestilah dibuat dalam tempoh geran aktif sahaja.
Ketua Penyelidik tidak dibenarkan untuk membuat permohonan tuntutan wang yang didahulukan bagi bayaran wang sendiri untuk gaji GRA. Pembayaran gaji GRA perlu dibuat menerusi pengesahan kehadiran pada sistem MyAKRAB dan pengesahan gaji pada Sistem AMV3 setiap bulan mengikut tarikh operasi pembayaran.
Komputer atau peralatan ICT tidak dibenarkan dibeli menggunakan geran penyelidikan. Sebarang permohonan pindah peruntukan atau pelarasan peruntukan bagi tujuan pembelian aset komputer atau ICT tidak akan dipertimbangkan.
Bagi projek penyelidikan yang telah diluluskan dalam kertas cadangan penyelidikan (proposal) untuk perolehan aset ICT, pembelian adalah dibenarkan tertakluk kepada tatacara dan peraturan perolehan Jabatan Bendahari USIM.
Pelantikan Pembantu Penyelidik/Research Assistant (RA) dalam kalangan pelajar Sarjana Muda di USIM adalah tidak dibenarkan.
Pelajar Sarjana Muda yang sedang mengikut program latihan industri/praktikal tidak dibenarkan memohon untuk dilantik sebagai Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA). Pelajar perlu mendaftar dan sedang mengikut pengajian siswazah (Sarjana/PhD) mod penyelidikan sepenuh masa di USIM untuk memohon pelantikan sebagai GRA.
Pelajar yang sedang mengikuti program pengajian peringkat Sarjana Muda tidak dibenarkan untuk memohon pelantikan sebagai Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA). Pelajar perlu mendaftar dan sedang mengikut pengajian siswazah (Sarjana/PhD) mod penyelidikan sepenuh masa di USIM untuk memohon pelantikan sebagai GRA.
Permohonan untuk melantik enumerator yang mempunyai hubungan saudara dengan Ketua Penyelidik, Ahli Penyelidik atau Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) adalah tidak dibenarkan.
Permohonan pelantikan selepas projek penyelidikan tamat adalah tidak dibenarkan
Salinan proposal yang dihantar oleh Ketua Penyelidik kepada pembiaya geran luar perlu dihantar satu (1) salinan kepada pihak PPPI bagi tujuan rekod.
Format laporan kemajuan adalah berbeza mengikut jenis geran yang diterima.
- Geran dalaman USIM – Menggunakan laporan yang diisi secara dalam talian menerusi Sistem Al-Bahthiyyah
- Geran KPT – Menggunakan laporan yang diisi secara dalam talian menerusi Sistem MyGRANTS
- Geran Kebangsaan/Industri/Swasta/NGO/Antarabangsa – Menggunakan laporan yang diisi secara dalam talian menerusi Sistem Al-Bahthiyyah dan format yang ditetapkan oleh pembiaya serta dikemukakan terus kepada pembiaya (mengikut terma persetujuan tawaran geran)
Ketua Penyelidik yang gagal menghantar laporan akhir dalam tempoh ditetapkan akan dikenakan tindakan:
- Dihalang daripada membuat permohonan geran dalaman universiti/geran KPT/geran pembiaya
- Tidak mendapat markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) tahun projek penyelidikan tamat
Ketua Penyelidik yang tidak mengemukakan permohonan kajian lapangan kepada PPPI dan tidak memperolehi Surat Kelulusan Kajian Lapangan tidak layak membuat tuntutan perjalanan sama ada permohonan tuntutan perjalanan oleh Ketua Penyelidik, Ahli Penyelidik atau Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA).
Ketua Penyelidik yang gagal menghantar laporan kemajuan mengikut fasa yang ditetapkan akan dibekukan perbelanjaan dana sehingga laporan dihantar.
Ketua Penyelidik perlu melepaskan kedudukan sebagai ketua apabila tidak dapat menjalankan peranannya melebihi tempoh tiga (3) bulan dan perlu mengemukakan permohonan pertukaran kepada PPPI jika memenuhi syarat-syarat seperti berikut:
- Cuti belajar
- Cuti tanpa gaji
- Cuti Sangkutan industri
- Cuti pasca doktoral
- Bersara
- Tamat perkhidmatan
- Dipinjamkan
- Berpindah ke organisasi lain
- Sakit
- Sebab-sebab lain yang kukuh
Vot bajet penyelidikan adalah peruntukan mengikut jenis perbelanjaan yang akan dimohon dan dilaksanakan dalam sesuatu projek penyelidikan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Malaysia – Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan.
Bagi projek penyelidikan, vot-vot yang ditetapkan adalah seperti berikut:
Vot 11000 – Gaji dan Elaun
Vot 21000 – Perjalanan dan Pengangkutan
Vot 24000 – Sewaan
Vot 27000 – Bekalan dan Bahan Penyelidikan
Vot 28000 – Baik Pulih Kecil
Vot 29000 – Perkhidmatan Ikhtisas
Vot 35000 – Aset dan Aksesori
Ketua Penyelidik yang membuat pertukaran tarikh kajian lapangan setelah Surat Kelulusan Kajian Lapangan dikeluarkan oleh PPPI perlu mengemukakan semula surat permohonan pindaan tarikh kajian lapangan.
Dokumen yang perlu dikemukakan:
- Surat permohonan pindaan tarikh kajian lapangan
- Surat Kelulusan Kajian Lapangan Asal
- Salinan bukti surat/e-mel jemputan kajian lapangan dengan pihak berkaitan
Permohonan tambah masa perlu dikemukakan kepada PPPI dengan menyertakan dokumen berikut:
Geran USIM
- Borang Permohonan Tambah Masa
- Laporan Kemajuan Terkini
Geran KPT
- Borang Permohonan Tambah Masa
- Salinan cetakan permohonan tambah masa MyGRANTS
- Salinan laporan kemajuan terkini
Geran Industri/Swasta/NGO/Antarabangsa
- Borang Permohonan Tambah Masa
- Salinan kebenaran daripada pembiaya
- Salinan laporan kemajuan terkini
Permohonan Pindaan Bajet Item dalam Vot Yang Sama bagi Geran Penyelidikan boleh dibuat oleh Ketua Penyelidik dengan mengemukakan dokumen berikut:
Geran Dalaman USIM
- Borang Permohonan Pindah Peruntukan (Tandakan Pada Kotak Pelarasan Vot)
- Salinan Laporan Kemajuan Terkini
- Salinan Sebutharga Bagi Item Yang Dipinda
Geran KPT
- Borang Permohonan Pindah Peruntukan (Tandakan Pada Kotak Pelarasan Vot)
- Salinan Permohonan Dalam Talian MyGRANTS (Virement Request)
- Salinan Laporan Kemajuan Terkini
- Salinan Sebutharga Bagi Item Yang Dipinda
Geran Luar
- Borang Permohonan Pindah Peruntukan (Tandakan Pada Kotak Pelarasan Vot)
- Surat Kebenaran Pembiaya Untuk Pindaan Vot
- Salinan Laporan Kemajuan Terkini
- Salinan Sebutharga Bagi Item Yang Dipinda
Permohonan pindaan pada bajet hanya dibenarkan bagi item yang telah diluluskan dalam kertas cadangan penyelidikan asal sahaja. Ketua Penyelidik perlu mengemukakan justifikasi sekiranya item yang dimohon untuk pindaan bajet tiada dalam proposal asal (penambahan item baharu tiada dalam proposal asal).
Permohonan Kajian Lapangan oleh Ketua Penyelidik bagi tujuan tuntutan perjalanan perlu dikemukakan kepada PPPI dokumen seperti berikut:
- Borang Permohonan Kajian Lapangan
- Salinan Surat jemputan (bukti kajian lapangan)
Butiran item perbelanjaan bagi pengangkutan dan perjalanan mestilah dinyatakan pada vot 21000 proposal yang telah diluluskan.
Permohonan Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Tinggi (DP KPT) seperti Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS), Skim Penyelidikan Pembangunan Prototaip (PRGS) dan lain-lain perlu dibuat menerusi Sistem MyGRANTS atau tertakluk kepada surat pelawaan oleh KPT yang akan dimaklumkan dari semasa ke semasa. Penyelidik yang berminat dimohon untuk mengambil perhatian terhadap iklan tawaran yang dihebahkan.
Selepas Surat Kelulusan Menjalankan Kajian Lapangan diperolehi daripada pihak PPPI, permohonan tuntutan perjalanan kajian lapangan boleh dimohon mengikut kategori seperti berikut:
Ketua Penyelidik/Ahli Penyelidik (Staf USIM)
- Telah mengisi Permohonan Keluar Masuk Pejabat Sistem MyAkrab dan diluluskan Dekan fakulti
- Telah mengisi Permohonan Tuntutan Perjalanan Sistem AMV3 dan diluluskan Dekan fakulti
- Salinan Permohonan Tuntutan Perjalanan AMV3 yang telah diluluskan
- Salinan resit hotel, transaksi Touch n Go, parking, tiket penerbangan dan lain-lain sekiranya berkaitan
- Salinan surat kelulusan kajian lapangan
- Mengemukakan dokumen 3 – 5 ke Jabatan Bendahari
Ahli Penyelidik (Bukan Staf USIM) atau GRA
- Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri (BEND/STAF/003)
- Salinan resit hotel, transaksi Touch n Go, parking, tiket penerbangan dan lain-lain sekiranya berkaitan
- Salinan surat kelulusan kajian lapangan
- Mengemukakan dokumen 1 -3 ke PPPI
Tuntutan perjalanan perlu dibuat sebelum 10hb bulan berikutnya. Permohonan tuntutan melebihi tiga (3) bulan daripada tarikh perjalanan adalah tidak dibenarkan. Permohonan untuk mendapatkan surat kelulusan kajian lapangan perlu dikemukakan kepada PPPI sebelum tarikh perjalanan.
Bilangan permohonan pindah peruntukan adalah mengikut jenis geran diterima.
- Geran USIM – dibenarkan membuat permohonan pindah peruntukan dua (2) kali setahun
- Geran KPT – dibenarkan membuat permohonan pindah peruntukan sekali (1) setahun
- Geran Kebangsaan/Industri/Swasta/NGO – mengikut terma syarat ditetapkan pembiaya. Sekiranya diluluskan, bilangan maksimum adalah dua (2) kali setahun.
Kadar bayaran minimum RM6 / jam bagi seorang enumerator. Pengiraan boleh dijumlahkan mengikut bilangan jam, hari atau bulan bekerja ATAU mengikut kemampuan kewangan projek pada waktu semasa dan diluluskan dalam proposal.
Permohonan tambah masa bagi projek penyelidikan adalah mengikut jenis geran yang diterima.
- Geran USIM – maksimum 12 bulan
- Geran FRGS KPT – maksimum 12 bulan (6 bulan pertama adalah kelulusan PPPI dan 6 bulan kedua adalah kelulusan KPT)
- Geran Kebangsaan/Industri/Swasta/NGO/Antarabangsa – mengikut terma dan syarat ditetapkan oleh pembiaya
Ketua Penyelidik perlu menghantar laporan akhir dalam tempoh tiga (3) bulan selepas projek penyelidikan tamat
Penghantaran laporan kemajuan adalah mengikut kategori jenis geran:
- Geran USIM – Setiap enam (6) bulan sekali mengikut tarikh mula projek dan dihantar menerusi Sistem Al-Bahthiyyah
- Geran KPT – Dua (2) tahun sekali iaitu pada Fasa 1 (Januari – Jun) dan Fasa 2 (Julai – Disember) dan dihantar menerusi Sistem Al-Bahthiyyah
- Geran Industri/Swasta/NGO/Antarabangsa – Setiap enam (6) bulan sekali mengikut tarikh mula projek dan dihantar menerusi Sistem Al-Bahthiyyah
Permohonan untuk tambah masa projek penyelidikan boleh dikemukakan kepada PPPI dalam tempoh tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat projek penyelidikan.
Ketua Penyelidik yang tersilap mengisi laporan kemajuan yang telah dihantar tidak boleh dipulangkan semula kerana telah membuat perakuan sebelum menghantar laporan kemajuan. Ketua Penyelidik boleh membetulkan laporan pada fasa kemajuan berikutnya.
Penggunaan baki geran penyelidikan selepas tamat projek penyelidikan untuk sebarang perolehan atau bayaran perkhidmatan, bekalan, aset dan lain-lain adalah tidak dibenarkan. Semua pembayaran perlu dibuat dalam tempoh aktif geran penyelidikan.
Permohonan pindah peruntukan selepas projek tamat adalah tidak dibenarkan. Permohonan pindah peruntukan perlu dibuat dalam tempoh projek aktif sahaja.
Permohonan untuk melantik GRA yang mempunyai hubungan saudara dengan Ketua Penyelidik atau Ahli Penyelidik adalah tidak dibenarkan.
Pelantikan dan pembayaran gaji GRA yang dimohon selepas tarikh tamat projek penyelidikan adalah tidak dibenarkan. Permohonan pelantikan dan pembayaran gaji GRA perlu dibuat dalam tempoh aktif geran penyelidikan.
Ketua Penyelidik tidak dibenarkan membuat tuntutan wang yang didahulukan bagi bayaran upah enumerator. Bayaran enumerator perlu dikemukakan kepada PPPI beserta dengan dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran oleh Jabatan Bendahari ke akaun bank enumerator.
Computers or ICT equipment are not allowed to be purchased using a research grant. Any requests for budget reallocation or adjustment for the purpose of purchasing computer or ICT assets will not be considered.
For research projects approved in the research proposal for the acquisition of ICT assets, the purchase is allowed, subject to the procedures and procurement regulations of the USIM Treasury Department.
The appointment and salary payment for a GRA requested after the research project’s expiration date are not allowed. The appointment and salary payment requests for the GRA must be made within the active grant period.
The Principal Investigator who made an error in filling out the submitted progress report cannot resubmit it, as they made a certification before submitting the report. The Principal Investigator can correct the report in the next progress phase.
Students who are currently enrolled in a Bachelor’s degree program are not allowed to apply for appointment as a Graduate Research Assistant (GRA). The student must be registered and pursuing full-time research-based graduate studies (Master’s/PhD) at USIM in order to apply for appointment as a GRA.
Undergraduate students who are undergoing industrial training/internship are not allowed to apply for appointment as a Graduate Research Assistant (GRA). The student must be enrolled in and pursuing full-time research-based graduate studies (Master’s/PhD) at USIM in order to apply for appointment as a GRA.
The appointment of Research Assistants (RA) among Bachelor’s degree students at USIM is not permitted.
Virement requests after the project has ended are not allowed. Budget virement requests must be made only during the active project period.
Enumerators are not allowed to claim travel expenses and conference fees, as their services are compensated solely through honorarium payments under vote 29000 for professional services.
Enumerators are not allowed to claim travel expenses. Their services are paid as honorarium only under vote 29000 Professional Services.
Requests to appoint a GRA who has a familial relationship with the Principal Investigator or a Research Team Member are not allowed.
Appointment requests after the research project has ended are not allowed.
Requests to appoint an enumerator who has a familial relationship with the Principal Investigator, Research Team Members, or Graduate Research Assistants (GRA) are not allowed.
The Principal Investigator is not allowed to submit a reimbursement claim for advancing payment of the enumerator’s honorarium. The enumerator’s payment must be submitted to PPPI along with supporting documents for payment by the Treasury Department to the enumerator’s bank account.
The Principal Investigator is not allowed to submit a reimbursement claim for advancing their own money to pay the GRA’s salary. The GRA’s salary must be paid through attendance confirmation on the MyAKRAB system and salary confirmation on the AMV3 system every month, according to the payment operation dates.
Expenses after the expiration date of the research grant are not permitted. All expenses must be made within the active grant period only.
The use of remaining research grant funds after the research project has ended for any procurement or payment of services, supplies, assets, etc., is not allowed. All payments must be made within the active grant period.
To request an extension, you need to submit the following documents to PPPI:
For USIM Grant:
- Extension Request Form
- Latest Progress Report
For KPT Grant:
- Extension Request Form
- Printed copy of the extension request from MyGRANTS
- Latest Progress Report
For Industry/Private/NGO/International Grant:
- Extension Request Form
- Copy of approval from the funder
- Latest Progress Report
Permohonan tuntutan gaji GRA yang tidak dibuat mengikut jadual operasi bayaran gaji yang dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari akan mengakibatkan gaji tidak dibayar pada bulan berkenaan. Sekiranya tunggakan gaji melepasi kadar had percukaian, potongan gaji berjadual (PCB) akan dikenakan terhadap gaji GRA kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Permohonan tuntutan gaji perlu mengikuti jadual operasi yang telah ditetapkan oleh Jabatan Bendahari.
Special service expenses include the costs of attending courses/training/short attachment programs (once only during the research period) to learn specific techniques related to the research project within the country.
If the original proposal from the Principal Investigator has approved the course or training fee item for the GRA under vote 29000, a claim for the fee can be submitted to the PPPI. The required documents are as follows:
- PPPI Research Management Form (signed by the Principal Investigator and Faculty Dean)
- Reimbursement Claim Form (signed by the GRA and Faculty Dean)
- Letter of Application for Course or Training Attendance from the Principal Investigator
- Original receipt copy from the organizer
- Copy of EFT payment proof (if payment is made online)
A GRA can submit a travel claim if there is a travel allocation item for the GRA in the approved research proposal budget. The types of travel claims that can be requested are as follows:
- Field research activities within the country
- Attending and presenting a paper at a conference within the country
- Workshops/meetings/discussions within the country
- Attending courses or training within the country
The claim is subject to the items stated in the approved proposal and having a remaining balance in vote 21000.
Travel claims must be submitted before the 10th of the following month.
Claims submitted more than three (3) months after the travel date will not be approved.
The documents that need to be submitted to PPPI for the payment claim process are:
- PPPI Research Management Form (signed by the Principal Investigator and Faculty Dean)
- Domestic Travel Claim Form
- Copy of Field Study Approval Letter/Conference Attendance Approval Letter (in the name of the GRA).
The allowance for a Graduate Research Assistant (GRA) is not subject to deductions for the Employees Provident Fund (EPF) or Social Security Organization (SOCSO) contributions.
Permohonan pelantikan dan pembayaran pakar di bawah vot 29000 Perkhidmatan Profesional geran penyelidikan boleh dibuat dengan mengemukakan dokumen seperti berikut:
- Borang Pengurusan Penyelidikan PPPI
- Surat Lantikan Perkhidmatan Profesional (Tempat)
- Surat Setuju Terima Perkhidmatan Lantikan (Templat)
- Surat Selesai Tugas Profesional (Templat)
- Salinan kad pengenalan pakar
- Salinan pengesahan akaun bank dan nombor akaun bank penerima
- Salinan bajet proposal yang diluluskan (vot 29000)/surat kelulusan pindah peruntukan
Pembayaran pendahuluan tunai oleh Ketua Penyelidik kepada pakar dan kemudian Ketua Penyelidik membuat tuntutan (claim) adalah tidak dibenarkan. Semua pembayaran perlu dikemukakan kepada PPPI bagi tujuan pembayaran terus oleh Jabatan Bendahari.
Permohonan untuk melantik enumerator perlu dikemukakan kepada PPPI dokumen berikut:
- Borang Permohonan Lantikan Enumerator
- Salinan kad pengenalan
- Salinan pengesahan akaun bank
Permohonan pelantikan dan pembayaran pakar di bawah vot 29000 Perkhidmatan Profesional geran penyelidikan boleh dibuat dengan mengemukakan dokumen seperti berikut:
Perkhidmatan oleh Individu
- Borang Pengurusan Penyelidikan PPPI
- Surat Lantikan Perkhidmatan Profesional (Tempat)
- Surat Setuju Terima Perkhidmatan Lantikan (Templat)
- Surat Selesai Tugas Profesional (Templat)
- Salinan kad pengenalan individu
- Salinan pengesahan akaun bank dan nombor akaun bank penerima
- Salinan bajet proposal yang diluluskan (vot 29000)/surat kelulusan pindah peruntukan
Perkhidmatan oleh Syarikat
- Borang Pengurusan Penyelidikan PPPI
- Invoice (sekiranya kurang RM1,000) atau sebutharga (sekiranya melebihi RM1,000)
- Salinan bajet proposal yang diluluskan (vot 29000)/surat kelulusan pindah peruntukan
- Syarikat mestilah telah berdaftar sebagai pembekal di Jabatan Bendahari
Pembayaran pendahuluan tunai oleh Ketua Penyelidik kepada individu dan kemudian Ketua Penyelidik membuat tuntutan (claim) adalah tidak dibenarkan. Semua pembayaran perlu dikemukakan kepada PPPI bagi tujuan pembayaran terus oleh Jabatan Bendahari.
Permohonan Pembayaran Upah Enumerator perlu dikemukakan kepada PPPI dokumen berikut:
- Borang Pengurusan Penyelidikan PPPI
- Surat Selesai Tugas Enumerator
- Surat Lantikan Enumerator
- Surat Setuju Terima Lantikan Enumerator
- Salinan kad pengenalan
- Salinan pengesahan bank dan nombor akaun bank
Pembayaran pendahuluan tunai oleh Ketua Penyelidik kepada enumerator kemudian membuat tuntutan bayaran kepada PPPI adalah tidak dibenarkan. Semua pembayaran perlu dikemukakan kepada PPPI untuk bayaran oleh Jabatan Bendahari.
Permohonan Ketua Penyelidik perlu dikemukakan kepada PPPI dokumen berikut:
- Borang Pertukaran Ketua Penyelidik
- Salinan bukti surat pelepasan sebagai Ketua Penyelidik
- Salinan laporan kemajuan terkini
The Principal Investigator must relinquish their position if they are unable to carry out their role for more than three (3) months and must submit a request for a change to PPPI if the following conditions are met:
- Study leave
- Unpaid leave
- Industrial attachment leave
- Postdoctoral leave
- Retirement
- End of service
- Loaned to another institution
- Transferred to another organization
- Illness
- Other valid reasons
The Principal Investigator who does not submit a field study application to PPPI and does not obtain the Field Study Approval Letter is not eligible to make travel claims, whether the claim is submitted by the Principal Investigator, Research Team Members, or Graduate Research Assistants (GRA).
The Principal Investigator who fails to submit the final report within the stipulated period will face the following consequences:
- Being prohibited from applying for internal university grants, KPT grants, or other funding grants.
- Not receiving a performance evaluation score (LNPT) for the year the research project ends.
The Principal Investigator who fails to submit the progress report according to the designated phases will have their project funds frozen until the report is submitted.
Salary claims for GRAs that are not submitted according to the payment schedule issued by the Treasury Department will result in the salary not being paid for that month. If the salary arrears exceed the taxable threshold, scheduled tax deductions (PCB) will be applied to the GRA’s salary by the Inland Revenue Board (LHDN). Salary claims must adhere to the operational schedule set by the Treasury Department.
The allowed extension duration for a research project depends on the type of grant received:
- USIM Grant – Maximum 12 months.
- FRGS KPT Grant – Maximum 12 months (the first 6 months require PPPI approval, and the second 6 months require KPT approval).
- National/Industry/Private/NGO/International Grants – According to the terms and conditions set by the funder.
The format of the progress report varies depending on the type of grant received:
- USIM Internal Grant – Use the report filled out online via the Al-Bahthiyyah System.
- KPT Grant – Use the report filled out online via the MyGRANTS System.
- National/Industry/Private/NGO/International Grants – Use the report filled out online via the Al-Bahthiyyah System and the format specified by the funder, which is then submitted directly to the funder (according to the grant offer agreement terms).
The number of budget reallocation requests depends on the type of grant received:
- USIM Grant – Allowed to submit reallocation requests twice (2) per year.
- KPT Grant – Allowed to submit reallocation requests once (1) per year.
- National/Industry/Private/NGO Grants – According to the terms and conditions set by the funder. If approved, the maximum number is two (2) times per year.
The minimum payment rate for an enumerator is RM6 per hour. The calculation can be summed based on the number of hours, days, or months worked, or according to the financial capacity of the project at the time, and must be approved in the proposal.
The research budget vote is an allocation based on the type of expenditure that will be requested and implemented in a research project, according to the Malaysian Treasury Circular – Classification Codes for Revenue and Expenditure.
For research projects, the designated votes are as follows:
- Vote 11000 – Salaries and Allowances
- Vote 21000 – Travel and Transportation
- Vote 24000 – Rentals
- Vote 27000 – Supplies and Research Materials
- Vote 28000 – Minor Repairs
- Vote 29000 – Professional Services
- Vote 35000 – Assets and Accessories
The Principal Investigator who changes the field study date after the Field Study Approval Letter has been issued by PPPI must submit a revised request for the field study date change.
The required documents are as follows:
- Letter of request for the field study date change
- Original Field Study Approval Letter
- Copy of invitation letter/email for the field study with the relevant parties.
The Principal Investigator must submit the final report within three (3) months after the completion of the research project.